Versie: augustus 2026

Bij De Vonkfabriek werken we met kinderen, jongeren en volwassenen. Daarbij krijgen we soms heel persoonlijke informatie te horen. We vinden het belangrijk dat daar zorgvuldig mee wordt omgegaan.

In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie we gegevens eventueel delen en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

De Vonkfabriek is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

De Vonkfabriek
Klapstraat 135
6931 CH Westervoort

KvK: 99397463
Btw: NL005389667B54

E-mail: info@devonkfabriek.nl
Telefoon: 06 44224840

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van het contact dat je met ons hebt.

Via het contactformulier op onze website kunnen we onder andere ontvangen:

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer;

• de informatie die je zelf in het bericht vermeldt.

Omdat het bericht een vrij tekstveld bevat, bepaal je in eerste instantie zelf welke informatie je daarin met ons deelt.

Wanneer je vervolgens gebruikmaakt van begeleiding van De Vonkfabriek, kunnen we aanvullende gegevens verwerken die nodig zijn voor de intake en begeleiding. Denk bijvoorbeeld aan:

• contact- en adresgegevens;

• gegevens van ouders of wettelijk vertegenwoordigers;

• gegevens over afspraken en deelname;

• de hulpvraag;

• intakegegevens;

• aantekeningen en observaties tijdens de begeleiding;

• informatie over de voortgang;

• relevante informatie die door ouders, cliënten of – met toestemming – andere betrokkenen wordt verstrekt;

• factuur- en betaalgegevens.

3. Gegevens over kinderen

Een groot deel van het aanbod van De Vonkfabriek is gericht op kinderen.

Kinderen melden zichzelf niet via de website aan. Aanmelding en het eerste contact verlopen via een ouder, verzorger of andere volwassen opdrachtgever.

Tijdens de begeleiding kunnen we persoonsgegevens van een kind vastleggen wanneer dat nodig is voor de begeleiding.

We gaan extra zorgvuldig om met persoonsgegevens van kinderen en verzamelen niet meer informatie dan we voor de begeleiding nodig hebben.

4. Gezondheidsgegevens en andere gevoelige informatie

Tijdens een intake of begeleiding kan informatie naar voren komen over bijvoorbeeld lichamelijke of psychische gezondheid, diagnoses, medicatie, ontwikkeling of andere persoonlijke omstandigheden.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Daarom gaan we hier extra zorgvuldig mee om.

We verwerken dergelijke informatie alleen voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de begeleiding en er een geldige grondslag bestaat voor de verwerking. Wanneer daarvoor uitdrukkelijke toestemming nodig is, vragen we die toestemming.

Toestemming kan altijd weer worden ingetrokken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór het intrekken van de toestemming rechtmatig hebben plaatsgevonden.

5. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We gebruiken persoonsgegevens onder andere om:

• contact op te nemen na een aanmelding;

• een intakegesprek te voeren;

• te beoordelen of ons aanbod passend is;

• afspraken te maken en uit te voeren;

• individuele begeleiding, coaching, bijles of groepsactiviteiten te verzorgen;

• de ontwikkeling en voortgang tijdens de begeleiding te kunnen volgen;

• met ouders of cliënten te communiceren;

• waar passend terugkoppeling te geven;

• de veiligheid tijdens activiteiten te waarborgen;

• betalingen en facturen af te handelen;

• onze financiële administratie te voeren;

• te voldoen aan wettelijke verplichtingen;

• klachten of geschillen te behandelen.

We gebruiken persoonsgegevens niet zomaar voor andere doeleinden.

6. Op welke grondslag verwerken we gegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken we persoonsgegevens omdat:

• dit noodzakelijk is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst;

• we moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;

• we een gerechtvaardigd belang hebben, bijvoorbeeld voor een zorgvuldige bedrijfsvoering of beveiliging;

• je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, gelden aanvullende wettelijke eisen. Wanneer uitdrukkelijke toestemming de toepasselijke uitzondering is waarop we de verwerking baseren, vragen we die toestemming afzonderlijk.

7. Dossier en aantekeningen

Tijdens een begeleidingstraject kan De Vonkfabriek een cliëntdossier bijhouden. Daarin kunnen bijvoorbeeld de hulpvraag, intake, afspraken, observaties, voortgang en andere informatie die relevant is voor de begeleiding worden vastgelegd.

Deze gegevens worden digitaal bewaard en zijn niet vrij toegankelijk voor anderen.

Inhoudelijke cliëntgegevens bewaren we in beginsel tot 5 jaar na afronding van de begeleiding, tenzij er een wettelijke verplichting of andere geldige reden bestaat waardoor gegevens korter of langer moeten worden bewaard.

Gegevens die niet meer nodig zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd.

8. Financiële administratie

Voor facturering en onze financiële administratie verwerken we onder andere naam-, adres-, contact-, betaal- en factuurgegevens.

Voor de boekhouding maakt De Vonkfabriek gebruik van SnelStart. Daarnaast wordt de administratie ondersteund door Alders Administratie Advies.

Financiële gegevens worden bewaard zolang dat op grond van fiscale of andere wettelijke verplichtingen noodzakelijk is.

9. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens nooit.

Soms is het wel noodzakelijk dat andere partijen persoonsgegevens ontvangen om onze dienstverlening uit te kunnen voeren of omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

• Wix, voor de website en het contactformulier;

• SnelStart, voor de financiële administratie;

• Alders Administratie Advies, voor ondersteuning bij de boekhouding;

• de betaaldienst die de iDEAL-betaling verwerkt;

• aanbieders die worden gebruikt voor e-mail, telefoon, WhatsApp, gegevensopslag en back-ups.

Met partijen die namens De Vonkfabriek persoonsgegevens verwerken, maken we waar nodig passende afspraken over de bescherming van persoonsgegevens.

10. Samenwerking met Tien voor Talent

Bij bepaalde groepsactiviteiten werkt De Vonkfabriek samen met Tien voor Talent.

Omdat begeleiders samen met de groep werken, kan het noodzakelijk zijn dat zij bepaalde informatie over deelnemers kennen.

We delen niet meer persoonsgegevens dan voor de samenwerking nodig is. Wanneer voor het delen van bepaalde informatie toestemming nodig is, vragen we die vooraf.

11. School en andere betrokken professionals

Soms kan het waardevol zijn om contact te hebben met bijvoorbeeld een school, leerkracht of andere professional die bij een kind betrokken is.

Inhoudelijke informatie over een kind wordt niet zomaar met deze partijen gedeeld.

Wanneer toestemming nodig is voor het delen van persoonsgegevens of het voeren van inhoudelijk overleg, vragen we deze vooraf aan de daarvoor bevoegde persoon of personen.

12. Samenwerking met andere begeleiders

Het kan voorkomen dat De Vonkfabriek bij de begeleiding samenwerkt met een andere professional.

Persoonsgegevens en inhoudelijke informatie over een cliënt worden daarbij niet automatisch gedeeld. Wanneer voor het delen van informatie toestemming nodig is, wordt die vooraf gevraagd.

13. WhatsApp, telefoon en e-mail

Voor communicatie met cliënten en ouders gebruiken we onder andere telefoon, e-mail en WhatsApp.

We proberen gevoelige informatie via deze kanalen zoveel mogelijk te beperken tot wat voor de communicatie noodzakelijk is. Houd er rekening mee dat deze diensten zelf ook persoonsgegevens kunnen verwerken volgens hun eigen privacyvoorwaarden.

14. Website en Wix

De website van De Vonkfabriek is gebouwd met Wix.

Wanneer je onze website bezoekt, kan Wix technische gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website. Denk bijvoorbeeld aan een IP-adres, apparaatgegevens en technische loggegevens.

Via het contactformulier worden de gegevens verwerkt die je zelf invult.

De Vonkfabriek gebruikt op dit moment geen Google Analytics en geen Meta/Facebook Pixel.

Links naar bijvoorbeeld Instagram en Facebook zijn gewone klikbare links. Wanneer je daarop klikt, verlaat je onze website en is het privacybeleid van de betreffende dienst van toepassing.

15. Cookies

Onze website kan functionele en technisch noodzakelijke cookies gebruiken om de website goed te laten functioneren.

Wanneer in de toekomst niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, vragen we deze toestemming voordat deze worden geplaatst.

Via de cookie-instellingen kun je, voor zover van toepassing, je keuzes bekijken en wijzigen.

16. Nieuwsbrieven en reclame

De Vonkfabriek verstuurt op dit moment geen nieuwsbrief en gebruikt de via het contactformulier of tijdens begeleiding verkregen gegevens niet automatisch om mensen voor een nieuwsbrief in te schrijven.

Wanneer we in de toekomst een nieuwsbrief aanbieden, regelen we daarvoor afzonderlijk de benodigde toestemming of andere geldige grondslag.

17. Foto’s en ervaringen

We publiceren niet zomaar foto’s, ervaringen of verhalen van cliënten of kinderen.

Wanneer we herkenbaar beeldmateriaal willen gebruiken, vragen we daarvoor afzonderlijk toestemming.

Ook voor het publiceren van een ervaring of testimonial vragen we vooraf toestemming. Wanneer een ervaring wordt geplaatst, gebruiken we alleen de voornaam, tenzij uitdrukkelijk iets anders is afgesproken.

Toestemming voor toekomstig gebruik kan altijd worden ingetrokken. Reeds rechtmatig gepubliceerd of gedrukt materiaal kan niet in alle gevallen met terugwerkende kracht worden teruggehaald.

18. Beveiliging

De Vonkfabriek neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

Persoonsgegevens en cliëntaantekeningen kunnen worden verwerkt op apparaten die ook privé worden gebruikt. Deze apparaten en accounts worden passend beveiligd, bijvoorbeeld met toegangsbeveiliging en waar mogelijk aanvullende beveiligingsmaatregelen.

Digitale gegevens kunnen onderdeel zijn van beveiligde cloudopslag of back-ups.

19. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige digitale dienstverleners die wij gebruiken, zoals Wix of communicatiediensten, kunnen persoonsgegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt volgens de eisen van de AVG, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.

20. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

In hoofdlijnen hanteren we de volgende uitgangspunten:

• gegevens van een contactaanvraag zonder vervolg: zolang als redelijkerwijs nodig is om de aanvraag af te handelen;

• inhoudelijke cliëntdossiers: in beginsel tot 5 jaar na afronding van de begeleiding;

• facturen en financiële administratie: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn;

• gegevens waarvoor toestemming is gegeven: zolang de toestemming geldt en de gegevens voor het betreffende doel nodig zijn.

Wanneer een wettelijke bewaarplicht geldt, gaat deze voor.

21. Jouw privacyrechten

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je ons vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van jou verwerken;

• onjuiste gegevens te corrigeren;

• persoonsgegevens te verwijderen;

• de verwerking van gegevens te beperken;

• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;

• persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;

• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kun je sturen naar info@devonkfabriek.nl.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee we je identiteit kunnen controleren. We vragen daarbij niet meer informatie dan noodzakelijk.

Wanneer een verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens van een kind, controleren we waar nodig of degene die het verzoek doet bevoegd is om namens het kind te handelen.

22. Klacht over privacy

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop De Vonkfabriek met persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via:

info@devonkfabriek.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de privacywetgeving.

23. Wijzigingen

De Vonkfabriek kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of wetgeving verandert.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Laatste wijziging: augustus 2026